Trinkgelder sind aus der Gastronomie kaum wegzudenken. Rechtlich betrachtet werfen sie jedoch immer wieder Fragen auf und können wegen Aufzeichnungspflichten bei nicht ordnungsgemäßer Kassenführung auch schnell zu strafrechtlichen Problemen führen.
Grundsätzlich sind Trinkgelder an Arbeitnehmer nach § 3 Nr. 51 EStG steuerfrei. Eine Pflicht zur Erfassung im Lohnkonto besteht daher nicht.
Komplexer wird die Situation jedoch im Rahmen der Kassenführung. In der Vergangenheit vertrat die Finanzverwaltung teilweise die Auffassung, auch Arbeitnehmer-Trinkgelder seien als aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle zu behandeln. Mit einem BMF-Schreiben vom 3. März 2025 wurde diese Ansicht wieder relativiert. Im AEAO (Anwendungserlass) zu § 146a AO werden inzwischen nur noch „Unternehmer-Trinkgelder“, also Trinkgelder, die ein Unternehmer oder Selbstständiger direkt erhält, ausdrücklich als aufzeichnungspflichtig genannt.
Unbare Trinkgelder, etwa bei Zahlung per EC- oder Kreditkarte, werden zunächst auf das Geschäftskonto des Unternehmens gebucht. Der Unternehmer verwahrt diese Beträge treuhänderisch und zahlt sie anschließend an die Arbeitnehmer aus. Da es hierbei zu einer Vermischung mit betrieblichen Geldern kommt, besteht regelmäßig eine Aufzeichnungspflicht.
Anders gestaltet sich die Situation bei baren Trinkgeldern. Hier bleibt entscheidend, ob Trinkgelder mit betrieblichen Geldern vermischt werden. Erfolgt eine gemeinsame Aufbewahrung etwa in der Restaurantkasse oder im vom Arbeitgeber bereitgestellten Kellnerportemonnaie, kann eine Aufzeichnungspflicht bestehen, um die sogenannte Kassensturzfähigkeit sicherzustellen.
Werden Trinkgelder hingegen getrennt vom Betriebsvermögen aufbewahrt und fließen unmittelbar dem Arbeitnehmer zu, besteht regelmäßig keine Dokumentationspflicht. In der Kurzübersicht heißt das also:
Aufbewahrung von Trinkgeldern in einer gemeinsamen Kasse: Aufzeichnungspflicht
Aufbewahrung von Trinkgeldern im Kellnerportemonnaie, das dem Gastronomen gehört: Grundsätzlich Aufzeichnungspflicht
Aufbewahrung von Trinkgeldern im Kellnerportemonnaie oder Tip-Box, welche dem Kellner gehört: Keine Aufzeichnungspflicht
Ergeben sich Zweifel an der Richtigkeit der Kassenführung, ist die Finanzverwaltung berechtigt, die Besteuerungsgrundlagen nach § 162 AO zu schätzen.
Eine fehlerhafte oder unvollständige Kassenführung kann zudem steuerstrafrechtliche Ermittlungen auslösen. Der Vorwurf der Steuerhinterziehung nach § 370 AO steht dabei regelmäßig wegen des Verdachts von nicht erklärten Umsätze oder manipulierten Kassenaufzeichnungen im Raum. Verstöße gegen Aufzeichnungspflichten können dabei nach § 379 AO als Ordnungswidrigkeit mit Geldbußen von bis zu 25.000 Euro bestraft werden.